Veel overheidsorganisaties beschikken over interne kernregistraties. Daarin worden breed gebruikte gegevens van burgers en middelen opgeslagen. Deze registraties bestaan vaak naast landelijke registratievoorzieningen. Met de interne kernregistraties wordt duplicatie van gegevens voorkomen en consistentie bevorderd. Een voorbeeld uit de commerciële wereld is het gebruik van een centraal CRM-systeem voor het opslaan van klantgegevens. Dit systeem moet voorkomen dat iedere afdeling zijn eigen klantenbestanden bijhoudt. Het zorgt er meteen ook voor dat de organisatie beschikt over een uniform klantbeeld.

Interne kernregistraties zitten vaak in de back-office. Het ontsluiten van informatie uit interne kernregistraties voor front-office applicaties kan kostbaar zijn. Vooral als er er geen gebruik gemaakt kan worden van generieke ontsluitingsinstrumenten. Dat is vaak het geval als de systemen niet aan open standaarden voldoen.

Verder ontstaan er door het gebruik van dergelijke interne kernregistraties grotere afhankelijkheden. Aan de beschikbaarheid en betrouwbaarheid van zulke centrale systemen moeten dan ook hogere eisen worden gesteld dan aan systemen per afdeling. Want de mogelijke gevolgen van systeemfalen van centrale kernregistraties zijn vele malen groter, want de gehele organisatie is er afhankelijk van.

Tips

• Bij de invoering van kernregistraties moet de gegevenskwaliteit op orde zijn. Gegevens met een slechte kwaliteit centraal administreren is vragen om moeilijkheden. Door de organisatiebrede afhankelijkheid geeft dat vaak meer problemen dan oplossingen.
• Een manier om de kwaliteit te verhogen is een inkijkvoorziening en een terugmeldvoorziening te realiseren. Met een inkijkvoorziening kunnen burgers de gegevens inzien die over henzelf bekend zijn. Met een terugmeldvoorziening kunnen burgers of andere gegevensgebruikers melden dat ze vinden dat er onjuistheden in zitten.
• De gegevens die door verschillende organisatieonderdelen worden gebruikt, zijn vaak verzameld met verschillende doelen. Dat heeft zich vaak vertaald in bijvoorbeeld een specifiek datamodel of een bepaalde vorm van opslag. Bij het centraal administreren moet u rekening houden met die verschillende doelen en vormen van gebruik. Zeker als het gaat om veranderingen.
• Scheidt de verantwoordelijkheid voor beheer en inrichting kernregistraties van die voor de processen. Anders bestaat het gevaar dat de registratie vooral geschikt is voor het proces van een beherende afdeling maar veel minder voor andere processen.

Meer informatie

• Kernregistraties Gemeente Den Haag
• Gebruik van webservices voor ontsluiting kernregistraties Gemeente Den Haag