Er zijn drie belangrijke soorten externe ontwikkelingen die een ontwikkeltraject kunnen beïnvloeden.

Wetgeving en beleid

Organisaties in het publieke domein zijn gebonden aan relevant beleid en richtlijnen, zoals toepasselijke wetgeving. Nieuwe wetgeving en beleid is vaak aanleiding voor ingrijpende veranderingen in de betrokken overheidsorganisaties en/of hun informatievoorziening.

Klantwensen

Daarnaast zijn ook veranderende klantwensen en klantgedrag aanleiding voor en randvoorwaarde aan verandertrajecten. Mede doordat burges aan de dienstverlening van het bedrijfsleven gewend zijn, worden zij steeds veeleisender ten opzichte van publieke organisaties. Dat geldt niet alleen de snelheid en kwaliteit van de dienstverlening. Het geldt bijvoorbeeld ook voor het gebruik van moderne communicatiemiddelen. Een aantal belangrijke aspecten van klantvriendelijkheid is op een rijtje gezet in de Burgerservicecode.

Technologische ontwikkelingen

Een derde categorie randvoorwaarden zijn de technische mogelijkheden en ontwikkelingen. Denk bijvoorbeeld aan de grote impact van het gebruik van internet in de laatste jaren of aan de effecten van het digitaliseren van interne documentstromen.